L’obiettivo di “Protomail” è di unire, centralizzare, semplificare la documentazione scolastica che spesso è presente in modalità non collegate, e di rendere sicuri tali documenti al fine di assicurarne sia la rintracciabilità che la conservazione.

L’utente consegna un documento o in formato digitale o in formato cartaceo, riceve il numero di protocollo, e, se presente nel database della scuola come personale interno o genitore, può accedere esternamente per recuperare la documentazione inerente alla sua pratica.

La segreteria effettua l’operazione di protocollazione ed archiviazione in una cartella denominata “titolari” e segue il percorso di dematerializzazione garantendone la rintracciabilità.

“Protomail” renderà possibile i seguenti servizi:

• Lettura mail ministeriale o d’Istituto da più postazioni
• Protocollazione delle stesse, in modo rapido ed uniforme
• Archiviazione in titolari stabiliti dalla Dirigenza
• Gestione modulistica,
• Gestione MAD,
• gestione accesso civico
• gestione whistleblowing
• gestione bacheche
• gestione comunicazione mail ATA e

Accesso a tutti gli utenti dell’Istituto, dal personale segretariale ai genitori degli alunni, a Protomail, rendendo loro la possibilità di visualizzare tutti i documenti che li interessano, in base alle loro operatività di accesso, al titolario del documento e al soggetto a cui si riferisce il documento

Possibilità, da parte della segreteria, di scannerizzare i documenti e di archiviarli digitalmente su Protomail.

Gestione dei documenti presenti nel server su regole di protocollazione, divisi in titolari.

Impossibilità di cancellare i documenti presenti nel server con storico log di accessi che si sono verificati nel sistema informatico.

Ricerca all’interno del sistema di documenti, anche da remoto.

Assistenza remota e aggiornamento centralizzato.

gestione dei flussi

gestione dei responsabili procedimento con notifiche interne, no mail, e presa visione conclusione procedimento

Collegamento a tutti i software SOGI con archiviazione automatica.

in protomail è presente la funzione MAD

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